事務所HPはこちら⇒「アラモード行政書士事務所」
質問
日本版DBSの施行までに、必要な通知や資料の整備は何ですか？
回答
日本版DBSは令和8年12月25日施行ですが、事業者は施行日までに、少なくとも次の準備を進めておく必要があります。
事業者側の準備
- 制度対象となる業務・職員の整理
- 安全確保措置に関する内部規程の整備
- 犯罪事実確認の手続設計
- 情報管理措置の整備
- 研修・周知資料の作成
- 同意書、誓約書、台帳などの様式準備
該当従業者側の準備
- 制度内容の理解
- 犯罪事実確認への対応準備
- 必要な本人特定情報の確認
- 同意書提出に向けた内容確認
- 職場のルールや相談窓口の把握
つまり、施行日までに必要なのは、単なる通知ではなく、事業者が運用できる状態を作り、従業者がその流れを理解している状態にしておくことです。
解説
ガイドラインでは、制度の柱として、
- 安全確保措置
- 犯罪事実確認
- 情報管理措置
が整理されています。したがって、施行前準備もこの3つに沿って考えると分かりやすいです。
まず事業者は、誰が対象業務従事者に当たるのかを整理しなければなりません。これが曖昧なままだと、誰に説明し、誰から同意を得て、誰を台帳管理するのかが決まりません。最初に必要なのは、対象職種・対象業務の洗い出しです。
次に必要なのが、内部ルールの整備です。日本版DBSは、確認だけの制度ではなく、早期把握、相談、調査、保護・支援、研修、防止措置、情報管理まで含めて回す制度です。そのため、事業者は安全確保措置に関する規程、情報管理規程、相談対応フロー、不適切事案対応フローなどを、施行前に整えておく必要があります。
そのうえで、該当従業者への通知と説明が必要になります。ここでいう通知とは、単に「制度が始まります」と伝えるだけでは足りません。
例えば、
- 自分が対象になるのか
- 何のために確認を行うのか
- どの情報を提出するのか
- どのように情報が管理されるのか
- 相談先はどこか
まで説明する必要があります。
つまり、事業者は「通知文」、従業者向けの「説明資料」、同意取得時の「案内文」をセットで準備しておくのが実務的です。
また、従業者側にも準備が必要です。対象となる従業者は、制度内容を理解したうえで、必要に応じて本人特定情報の確認や、同意書提出に向けた内容確認を行う必要があります。事業者だけが準備しても、従業者が制度を理解していなければ、施行直前に混乱します。ここは、学校で新学期の前に時間割だけでなく持ち物まで確認するのと同じです。制度開始前に、流れを全員で確認しておくことが重要です。
さらに、施行後すぐに動けるようにするには、様式の事前準備も欠かせません。具体的には、
- 同意書
- 誓約書
- 確認実施台帳
- 研修記録
- 廃棄記録
などです。制度は始まってから作るのではなく、始まる前に作っておかないと回りません。
要するに、施行までに必要なのは、
事業者は「体制・規程・様式・通知」の準備、従業者は「制度理解・本人情報確認・同意対応」の準備です。
この両方が揃って初めて、令和8年12月25日に実務として動ける状態になります。
事務所HPはこちら⇒「アラモード行政書士事務所」