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質問
日本版DBSにおける、確認対象者の申請から確認終了までの業務フローはどうなっていますか？
回答
日本版DBSの業務フローは、シンプルに整理すると次の順番です。
- 確認対象者を整理する
- 制度内容を説明し、本人の同意を得る
- 本人特定情報を確認し、申請準備をする
- 犯罪事実確認書の交付申請を行う
- 国から犯罪事実確認書の交付を受ける
- 結果を確認し、必要な対応を判断する
- 記録・台帳管理を行い、確認終了とする
つまり、日本版DBSは、事業者が勝手に調べる制度ではなく、
対象者の整理 → 同意取得 → 国への申請 → 結果確認 → 記録管理
という流れで進む制度です。
参考資料でも、制度の柱として犯罪事実確認と安全確保措置・情報管理措置が位置づけられています。
解説
実務では、確認対象者のフローを最初から順番に整理しておくことが重要です。
日本版DBSは、確認そのものよりも、確認に至るまでの準備と、確認後の管理が大きなポイントになります。
1．確認対象者を整理する
最初に行うのは、誰が確認対象になるのかを整理することです。
学校、塾、習い事教室、放課後等デイサービスなどでは、子どもと継続的・密接に関わる業務に従事する者が対象になります。
ここが曖昧だと、その後の説明、同意取得、申請、台帳管理がすべて曖昧になります。
2．制度内容を説明し、本人の同意を得る
次に必要なのが、対象となる従業者への説明です。
日本版DBSでは、犯罪事実確認は本人の同意が前提です。
そのため、事業者は対象者に対して、
- 何のための制度か
- 何を確認するのか
- どのように情報を扱うのか
を説明したうえで、同意取得に進む必要があります。
ここは、ただ書類に署名してもらえばよい場面ではなく、制度理解と手続理解をしてもらう場面です。
3．本人特定情報を確認し、申請準備をする
同意が得られたら、申請に必要な情報を確認します。
参考資料でも、本人特定情報として
- 氏名
- 生年月日
- 本籍
- 日本国籍を有しない場合は国籍等
が整理されています。
つまり、事業者は「誰について申請するのか」を正確に特定できる状態にしておく必要があります。
4．犯罪事実確認書の交付申請を行う
準備が整ったら、事業者は犯罪事実確認書の交付申請を行います。
ここで重要なのは、事業者が警察や裁判所に直接前科照会をするのではない、という点です。
あくまで、国の制度に基づく申請手続として進めます。
5．国から犯罪事実確認書の交付を受ける
申請後、国による確認が行われ、その結果として犯罪事実確認書が交付されます。
事業者は、この交付結果を受けて確認を完了させることになります。
例えるなら、自分で答案を採点するのではなく、試験機関から合否通知を受け取る仕組みに近いです。
6．結果を確認し、必要な対応を判断する
確認書が交付されたら、事業者はその結果を踏まえて、必要な安全確保措置や防止措置を判断します。
ここで大切なのは、結果を単に保管するだけでなく、業務上どのように扱うかをあらかじめ決めておくことです。
この点で、日本版DBSは確認制度であると同時に、運用制度でもあります。
7．記録・台帳管理を行い、確認終了とする
最後に、確認を実施した事実を台帳や記録に反映し、必要な情報管理を行って確認終了となります。
参考資料でも、日本版DBSは犯罪事実確認だけでなく、情報管理措置まで含めて制度設計されていることが整理されています。
そのため、実務上は「確認が終わったら終了」ではなく、確認後の管理まで含めて1つのフローと考えるべきです。
要するに、日本版DBSの確認対象者の業務フローは、
対象者整理 → 説明・同意 → 本人特定情報確認 → 申請 → 確認書交付 → 結果確認 → 記録管理
という流れになります。
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